Järjestelmähankinnan onnistumista ei ratkaista vasta käyttöönotossa. Se ratkaistaan paljon aikaisemmin, siinä hetkessä kun päätetään, mitä hankinnalla oikeasti tavoitellaan.
Alussa tavoitteet kirjataan usein hyvin. Puhutaan vaikuttavuudesta, toiminnan kehittämisestä, sujuvammasta arjesta, paremmasta tiedolla johtamisesta ja kustannusten hallinnasta. Matkan varrella fokus alkaa kuitenkin helposti muuttua. Aikataulu painaa, budjetti kiristyy ja käyttöönotto lähestyy.
Silloin projektia aletaan usein ohjata siihen suuntaan, että järjestelmä saadaan varmasti käyttöön. Ei välttämättä siihen suuntaan, jonka vuoksi hanke alun perin käynnistettiin. Tässä kohtaa vaikuttavuus alkaa kadota.
Hyvässä järjestelmähankinnassa tavoitteet ja mittarit eivät saa jäädä hankinnan perusteluihin. Niiden pitää näkyä valmistelussa, markkinavuoropuhelussa, kilpailutuksessa, sopimuksessa, käyttöönotossa, muutoksen johtamisessa ja käyttöönoton jälkeisessä arvioinnissa.
Tavoitteiden pitää lähteä ydintoiminnoista. Mitä organisaation pitää pystyä tekemään paremmin? Mihin strategia ohjaa toimintaa? Mitä kehitysohjelmissa on jo päätetty tavoitella? Mitä vaikutuksia halutaan saada aikaan arjessa, palvelussa, kustannuksissa ja henkilöstön työssä?
Samalla hankinta pitää kalibroida markkinan todelliseen kyvykkyyteen. Tilaajan tavoitetason pitää olla riittävän kunnianhimoinen, mutta myös toteutuskelpoinen. Hyvä hankinta ei synny siitä, että markkina sanelee suunnan. Se ei synny myöskään siitä, että tilaaja lukitsee tavoitteen, jota ei ole realistista toteuttaa.
Hyvä järjestelmähankinta syntyy siitä, että organisaation tahtotila, ydintoiminnan tarpeet, strategiset tavoitteet ja markkinan kyvykkyydet saadaan kohtaamaan. Silloin hankintaa voidaan johtaa koko matkan ajan sillä perusteella, mitä haluttiin saada aikaan, ei vain sillä perusteella, miten projekti saadaan helpoimmin valmiiksi.
Järjestelmä voidaan saada käyttöön onnistuneesti ja silti epäonnistua siinä, mitä hankinnalla alun perin tavoiteltiin. Siksi vaikuttavuuden pitää näkyä myös käyttöönoton jälkeen, ei vain hankinnan perusteluissa.